Obowiązki sprawozdawcze (Cz. 1): Informacja o czynnikach rakotwórczych do Sanepidu (Termin: 15 Stycznia).

Koniec roku to czas szampana i fajerwerków, ale dla służb BHP i pracodawców to sygnał startowy do maratonu sprawozdawczego. Już 15 stycznia mija pierwszy, niezwykle ważny termin: obowiązek złożenia informacji, jeśli w Twoim zakładzie występują czynniki rakotwórcze w pracy. Brzmi skomplikowanie? Wielu przedsiębiorców myśli, że ich to nie dotyczy, dopóki nie otrzymają mandatu z Sanepidu. Sprawdź, czy Twoja firma jest zagrożona.

Świadomość na temat „rakotwórczości” w polskich firmach jest wciąż zbyt niska. Często kojarzymy to pojęcie wyłącznie z wielkimi zakładami chemicznymi lub usuwaniem azbestu. Tymczasem przepisy obejmują znacznie szerszy katalog prac, w tym warsztaty samochodowe, stolarnie czy firmy spawalnicze. Poniżej wyjaśniamy 5 kluczowych kwestii związanych z tym obowiązkiem, abyś wiedział, jak prawidłowo zarządzać ryzykiem, jakim są czynniki rakotwórcze w pracy.

1. Co to są czynniki rakotwórcze w pracy? (To nie tylko chemia!)

Substancje rakotwórcze (kancerogenne) i mutagenne to czynniki, które mogą powodować raka lub dziedziczne zmiany genetyczne. Ich wykaz znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia. Największym błędem pracodawców jest ignorowanie tzw. procesów technologicznych, podczas których uwalniane są substancje szkodliwe.

Oto przykłady popularnych czynników, które nakładają na Ciebie obowiązek sprawozdawczy:

• Pyły drewna twardego: Dotyczy tartaków, stolarni, producentów mebli (np. obróbka dębu, buku).
• Spaliny silników Diesla: Dotyczy warsztatów, stacji kontroli pojazdów, magazynów z wózkami spalinowymi, zajezdni autobusowych.
• Wielopierścieniowe Węglowodory Aromatyczne (WWA): Prace przy asfalcie, smołowaniu dachów.
• Dymy spawalnicze (zawierające związki chromu VI i niklu): Spawanie stali nierdzewnej.
• Krzemionka krystaliczna: Prace budowlane, cięcie betonu, kamieniarstwo.

2. Do kiedy i gdzie zgłosić czynniki rakotwórcze?

Termin jest sztywny: do 15 stycznia każdego roku za rok poprzedni. Oznacza to, że do 15 stycznia 2026 r. musisz złożyć raport za cały rok 2025.

Dokument pod nazwą „Informacja o substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym” należy wysłać do dwóch instytucji:

1. Właściwego terenowo Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego (Sanepid).
2. Właściwego terenowo Okręgowego Inspektora Pracy (PIP).

Najwygodniejszą formą jest zazwyczaj przesłanie dokumentów listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub (jeśli dany urząd na to pozwala) elektronicznie przez platformę ePUAP.

3. Rejestr czynników i pracowników – obowiązek całoroczny

Złożenie sprawozdania w styczniu to tylko wisienka na torcie. Aby móc je wypełnić, pracodawca ma obowiązek prowadzić na bieżąco dwa kluczowe rejestry:

• Rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z czynnikami rakotwórczymi.
• Rejestr pracowników narażonych na te czynniki. Ten rejestr jest szczególny – musi być przechowywany przez 40 lat po ustaniu narażenia, a w przypadku likwidacji zakładu – przekazany do Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi.

4. Badania środowiska pracy – podstawa raportu

Skąd masz wiedzieć, czy czynniki rakotwórcze w pracy przekraczają normy? Nie zgadniesz tego „na oko”. Niezbędne są akredytowane pomiary środowiska pracy (badania stężeń na stanowisku).

Wyniki tych badań (tzw. NDS – Najwyższe Dopuszczalne Stężenia) wpisuje się bezpośrednio do corocznej informacji. Jeśli w Twoim warsztacie lub stolarni nigdy nie wykonano pomiarów stężenia czynników szkodliwych, nie jesteś w stanie rzetelnie wypełnić obowiązku sprawozdawczego, co naraża Cię na podwójną karę ze strony PIP i Sanepidu. Więcej o procedurach znajdziesz na stronach Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

5. Co grozi za brak zgłoszenia?

Niezłożenie informacji w terminie jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika oraz naruszenie przepisów sanitarnych. W przypadku kontroli Sanepidu lub PIP, pracodawca może zostać ukarany mandatem karnym. Co gorsza, brak rejestracji narażenia na czynniki rakotwórcze w pracy może być w przyszłości podstawą do gigantycznych odszkodowań cywilnych, jeśli pracownik zachoruje na chorobę zawodową (np. nowotwór płuc czy krtani) po latach pracy u Ciebie.

Podsumowanie – nie przegap terminu 15 stycznia

15 stycznia tuż za rogiem. Jeśli w Twojej firmie spawa się stal nierdzewną, tnie beton, naprawia ciężarówki lub obrabia twarde drewno – najprawdopodobniej podlegasz pod ten obowiązek. Nie ryzykuj mandatu i problemów prawnych.